Les politiques de confidentialité

Date : 23 septembre 2007

Approuvé : Conseil d’administration

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Introduction

L’Association des étudiant(e)s infirmier(ère)s du Canada (AÉIC) est le porte-parole national des étudiants en soins infirmiers au Canada. L’Association a pour but de renforcer l’encadrement juridique, déontologique, professionnel et éducatif qui fait partie intégrante de la formation en soins infirmiers. CNSA/AÉIC travaille activement à la promotion positive des infirmiers/infirmières et de la profession d’infirmière dans son ensemble. L’AÉIC est un organisme sans but lucratif qui ne s’engage dans aucune activité commerciale en général et qui n’autorise jamais l’utilisation commerciale des informations spécifiques à l’Association.

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En outre,

• les membres de l’association sont les établissements et les personnes particulières ;

• toutes les données qui sont recueillies par l’association servent exclusivement aux études ou aux recherches d'ordre statistique ou savantes.

 

Pour toutes ces raisons, l’Association reconnaît que toutes les informations qui lui sont spécifiques sont à la fois «des renseignements nominatifs » et des renseignements propres aux établissements, comme il est prévu dans les lois sur la vie privée et les communications des renseignements nominatifs. C’est pour cette raison que l’AÉIC a jugé bon d’adopter une politique en matière de la vie privée et des renseignements nominatifs. En premier lieu, il peut arriver de temps en temps que les renseignements recueillis par l’Association peuvent être considérés comme étant des renseignements de nature personnelle. De plus, l’AÉIC est en faveur d’une gouvernance responsable et a adopté la présente politique en conséquence.

 

Contexte général des renseignements

Dans le cadre des programmes et des services qu’elle offre, l’AÉIC recueille des renseignements et des données qui peuvent faire avancer l’enseignement des sciences infirmières ou assurer l’obtention de bourses d’études. De tels renseignements répondent aux besoins de planification, d’administration, de prévision et de déclaration.

 

Les données ainsi recueillies peuvent porter sur les niveaux d’étude des étudiants, les programmes d’étude, le contenu des curriculum vitae et des liens aux instances internationales. L’Association peut, de temps à autre, recueillir les coordonnées des étudiants et des chercheurs afin de répondre aux besoins de projets particuliers.

 

Les coordonnées et les renseignements nominatifs sont recueillis sur une base volontaire par l’entremise d’administrateurs scolaires ou par des personnes désignées par ces derniers. Les données sont recueillies sous forme agrégée au niveau des programmes d’étude offerts dans les différents collèges, écoles et universités. Les informations reliées aux chercheurs particuliers sont uniquement associées aux chercheurs au niveau individuel; ces données aussi sont soumises sur une base volontaire.

 

Les données recueillies portant sur les études en soins infirmiers et sur les bourses d’études font partie du domaine public et sont souvent publiées dans les rapports, dans les feuilles signalétiques, dans les bulletins de nouvelles ou dans les sondages effectués sur le web.

 

Tous les frais exigés par l’AÉIC pour obtenir ces rapports servent à la récupération des frais.

 

Les renseignements nominatifs obtenus des personnes sous forme de « donnée brute » ou qui font partie des dossiers des employés de l’AÉIC sont conservés par l’AÉIC dans des dossiers confidentiels. L’accès à ces renseignements ou à ces dossiers est strictement interdit et est réservé uniquement au personnel du bureau national. Les éléments suivants constituent des exemples à titre indicatif.

 

Données spécifiques recueillies par l’AÉIC pour sa propre utilisation

Les données suivantes constituent des exemples spécifiques des informations qui sont recueillies et utilisées par l’AÉIC :

1. Les coordonnées de personnes contact des établissements membres ou des personnes qui sont membres de l’association. Ces coordonnées servent uniquement pour des fins de communication et d’échange.

2. Annuaire (coordonnées et informations de personnes contact) des membres du conseil d’administration de l’AÉIC et du conseil d’accréditation (dont la réserve de réviseurs potentiels d’accréditation), des comités de l’AÉIC et de toute autre personne qui représente l’AÉIC auprès des divers organismes ou aux fins d’assignations particulières.

3. Les informations portant sur les titres de compétence des personnes qui font partie de la catégorie B. Ces informations sont utilisées pour expliquer les compétences de ces personnes et leur poste respectif au sein de l’AÉIC. Dorénavant, l’AÉIC demandera le consentement de tout candidat à de tels postes et, pour cette raison, ces informations ne seront pas conservées après le départ de ces personnes de leur poste.

4. Les informations relatives aux projets de recherche dans le domaine des sciences infirmières et aux projets de recherche. Ces informations peuvent indiquer le montant et la source de subventions de recherches octroyées. Ces informations sont partagées aux fins d’entraide, de réduction du dédoublement des efforts et, de façon générale, pour favoriser l’obtention de bourses de recherche. Ces informations sont obtenues à partir des établissements et ce sont ces derniers qui sont responsables d’obtenir les consentements nécessaires des chercheurs impliqués. De façon générale, après cinq ans, ces informations seront archivées et seront seulement accessibles pour établir les tendances générales et l’évolution historique de la recherche.

5. Les informations sur les intérêts de recherche des personnes associées à l’AÉIC, et la liste d’autres personnes partageant les intérêts semblables afin de faciliter le réseautage. L’AÉIC a adopté la politique de toujours demander le consentement de ces personnes impliquées dans la recherche. Les informations relatives aux intérêts de recherche d’une personne particulière ne sont jamais conservées une fois que la personne en question a mis fin à son association avec l’AÉIC ou qu’elle a indiqué d’une façon ou d’une autre qu’elle ne veut plus participer au réseautage, tel que mentionné ci-dessus.

6. Sondages portant sur les opinions des chercheurs et les décideurs qui influencent l’option publique en ce qui a trait aux recherches dans le domaine des soins infirmiers au Canada. L’AÉCI effectue de temps en temps des sondages avec le consentement écrit des participants. Les questionnaires complétés sont envoyés à un consultant privé mais les résultats aux questions individuelles ne sont jamais divulgués. Le chercheur a l’obligation contractuelle de détruire toute preuve qui pourrait relier une personne à une opinion qui a été exprimée, après que toutes les données ont été agrégées.

7. Données sur les inscriptions aux conférences et aux réunions (coordonnées des contacts, des participants). Ces informations servent exclusivement à vérifier une personne inscrite sous réserve du refus de toute personne qui indique par écrit son intérêt de participer au réseautage comme il est prévu au paragraphe E ci-dessus.

8. Dossiers de ventes : les coordonnées des contacts et des informations sur des achats des personnes qui ont commandé des produits (p. ex. des publications) de l’AÉIC. Ces informations ne comprennent jamais les informations provenant des cartes de crédit ou des dossiers de renseignements personnels parce que l’AÉIC n’accepte pas le paiement par carte de crédit. Ces informations sont conservées pendant sept ans au cas où on en aurait besoin pour des fins fiscales.

9. Informations sur les bourses, dont des témoignages et des descriptions de qualifications : ces informations servent uniquement à la description des bourses octroyées. Les boursiers et boursières bénéficiaires de la subvention doivent autoriser l’utilisation de ces informations par écrit. Les noms de certaines personnes ayant un rapport avec le boursier ou la boursière peuvent être inscrits sur le formulaire d’octroi. Ces informations ne sont pas conservées après l’octroi de la bourse.

10. Le procès-verbal des réunions du conseil d’administration est disponible aux membres. Les membres du conseil d’administration consentent à ce qu’on diffuse leurs déclarations/opinions, par le fait même d’être membre du conseil d’administration.

11. Le bureau de l’AÉIC détient des informations personnelles concernant ses employés. Ces informations servent exclusivement aux fins de dotation/d’embauche de personnel. Ces informations sont conservées pendant sept ans au cas où on en aurait besoin pour des fins fiscales.

 

L’AÉIC ne vendra pas la liste des établissements membres aux tierces personnes. L’AÉIC refuse de partager ces listes des établissements membres ou des personnes membres avec des tierces personnes sans l’autorisation des personnes concernées.

 

Sécurité

• Au sein du bureau de l’AÉIC, la personne responsable de la vie privée est l’agent administratif

• Le système est sécurisé

• Tout établissement membre peut demander le droit d’avoir accès à ses dossiers en tout temps.